Fallstudie
Atlas Copco: enhetlig finansiell konsolidering i ett globalt företag
Snabbare informationsinsamling, högre datakvalitet och bättre analyser. Det är några av effekterna Atlas Copco har sett efter införandet av ett nytt gemensamt system för operativ och legal koncernkonsolidering. I samma projekt förbättrades och slogs processerna för legal och operativ finansiell rapportering samman.
Översikt
Utmaningen
Det gamla konsolideringssystemet var föråldrat, instabilt och klarade inte moderna finansiella krav. Flerdimensionell analys var nästan omöjlig och rapporteringsprocesserna var fragmenterade. Den legala och den operativa rapporteringen byggde på separata verktyg, och många enheter byggde sina egna lokala applikationer. Manuella moment ökade komplexiteten och gjorde koncernövergripande konsolidering långsam och felbenägen.
Lösningen
Atlas Copco samarbetade med Otisco för att implementera ett centraliserat konsolideringssystem för både operativ och legal rapportering. Vi hjälpte till att effektivisera kärnprocesserna och standardiserade kontoplanen för alla enheter. Resultatet blev en enhetlig plattform som minskade dubbelarbetet och förenklade arbetsflödena för ekonomiteam över hela världen.
Resultatet
Snabbare informationsinsamling, högre datakvalitet och bättre analyser. Den operativa rapporteringen konsolideras på fyra dagar i stället för fem och en halv, och valutaomräkningen tar 30 minuter i stället för sju eller åtta timmar. Ekonomiteamen arbetar nu på en gemensam plattform med enhetliga standarder och bättre insikter.
En global koncern med en lång kravlista
Atlas Copco är en multinationell industrikoncern med över 30 000 anställda i hela världen. Med tre affärsområden, 19 divisioner, egna säljbolag i 80 länder och ett otal operativa enheter är finansiell konsolidering och rapportering en utmaning även under de bästa förutsättningarna. Atlas Copco hade medvetet avstått från att uppgradera det tidigare systemet eftersom beslut hade fattats om att välja en annan lösning. Tiden började rinna ut eftersom supporten för det gamla systemet höll på att upphöra.
När beslutet togs att investera i ett nytt system var listan över krav och förbättringar lång. Att hålla nere kravlistan var en av förutsättningarna för den belgisk-svenska projektgrupp som tog sig an projektet.
”Det handlade inte bara om att byta system. Projektet bestod till stor del av att genomföra processförändringar. Genom att använda en arbetsstatus kopplad till valideringen av kontot har vi kunnat flytta ansvaret för datakvaliteten ner till den rapporterande enheten själv.”
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (översatt)
Legal och operativ rapportering tillsammans
Förutom att få ett modernt system med en tydlig framtid var ett av projektets huvudmål att förena den legala och den operativa rapporteringen.
”Vårt mål var att kunna rapportera allt korrekt vid ett enda tillfälle, och att den operativa rapporteringen sedan skulle summera till den legala.”
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (översatt)
En uppsättning rapportkoder och en gemensam operativ och legal struktur infördes för att förena de här ”två världarna”. Atlas Copco förväntade sig att ett nytt system och nya processer skulle ge bättre möjligheter till flerdimensionell analys, och på sikt bättre beslut. Företaget räknade också med ett snabbare och stabilare system.
Ett användarvänligt system och Otiscos specialister
Efter en omfattande utvärdering av system från flera leverantörer valde Atlas Copco ett system med Excel som användargränssnitt.
”Fördelen med att välja ett system med Excel som användargränssnitt är att det speglar det dagliga arbetet på ekonomiavdelningarna. Våra över 800 användare är helt enkelt vana vid att arbeta så; de tycker att systemet är användarvänligt och att det är lätt att få en överblick.”
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (översatt)
Utöver en intern projektgrupp med representanter från alla koncernens affärsområden bad Atlas Copco Otisco om hjälp att införa det nya systemet och de nya processerna. Otiscos konsulter bidrog med specialistkompetens inom bland annat systemdesign, utbildning, beräkningslogik och dataintegration, och med stor erfarenhet av att arbeta nära både koncernredovisning och andra ekonomifunktioner.
Under projektet byggdes sju rapporteringsapplikationer i systemet, för att möta kraven från både koncernredovisningen och den operativa sidan:
- Försäljning och bruttovinst
- Finans
- Specifikationer (legala)
- Specifikationer (operativa)
- Koncernintern matchning
- Personal
- Uthyrningsflotta
Utbildning som framgångsfaktor
När det svåra arbetet med att bygga den specifika funktionaliteten och de avancerade beräkningsmodeller som Atlas Copco behövde var klart, återstod det som kanske var allra viktigast.
”Vid stora processförändringar är den viktigaste framgångsfaktorn att få med alla. Därför bestämde vi oss för att lägga mycket kraft på utbildning och support.”
Sofie Luyten, Systems Manager, Atlas Copco (översatt)
Innan systemet togs i drift sommaren 2009 genomfördes ett ambitiöst utbildningsprogram med 850 användare från 80 länder. För att nå så många som möjligt användes principen ”train the trainer”, där medlemmarna i den ursprungliga projektgruppen förde kunskapen vidare till andra. Samtidigt byggdes en supportfunktion upp på tre kontinenter, för att stödja användare i 22 tidszoner.
Efter ett långt och krävande införande och noggranna tester togs systemet i drift i juli 2009, utan dramatik eller några större problem.
Arbetet var värt det
Den operativa och den legala rapporteringen görs nu i samma system. Atlas Copco kan se tillbaka på ett lyckat systeminförande som har gett bättre, snabbare och enklare uppföljning av verksamheten.
”Nu kan vi konsolidera den operativa rapporteringen på fyra dagar, i stället för de ungefär fem och en halv dagar det tog tidigare. Det gör att vi kan analysera och kvalitetssäkra informationen bättre, och helt enkelt göra ett bättre jobb. Det nya systemet har minskat det manuella arbetet. Mest märkbart är kanske valutaomräkningen. Den kunde tidigare ta upp till sju eller åtta timmar. Nu klarar vi den på 30 minuter.”
Jon Johnsson, Group Controlling, Atlas Copco (översatt)
”Vi har förbättrat både valideringen och rapporterna. Det gör det lättare att hitta fel i siffrorna. Datakvaliteten är bättre, eftersom bolagen själva kan stämma av sina siffror direkt i systemet. Samtidigt har vi på Group Controlling & Accounting bättre kontroll över arbetsflödet.”
Kerstin Thyr, Group Accounting, Atlas Copco (översatt)
”Koncernledningen är nöjd. De är glada att vi nu har en plattform som håller för framtiden. De har också märkt att de får snabbare och bättre svar på sina frågor. Det leder i slutändan till bättre beslut. Det var ett tufft projekt, men det har lönat sig.”
Anders Pehrsson, systemägare och Group Controller, Atlas Copco (översatt)
Om Atlas Copco
Atlas Copco är en världsledande leverantör av produktivitetslösningar för industrin, med produkter och tjänster som luft- och gaskompressorer, generatorer och anläggningsutrustning, industriverktyg och installationssystem. Vid tiden för projektet hade koncernen 30 000 anställda och intäkter på 64 miljarder SEK (2009). Atlas Copco grundades 1873 och är noterat på Stockholmsbörsen.
Vill ni hellre ladda ner? Hela fallstudien om Atlas Copco finns på engelska. Foto: Atlas Copco.
Står ni inför ett stort konsolideringsprojekt?
Otisco har arbetat med koncernkonsolidering sedan 2008, från globala storföretag till koncerner med många små bolag. Boka ett samtal på 30 minuter och berätta vad ni behöver.
Mejla sales@otisco.se om ni har frågor.
