Fallstudie
Storskogen: ett integrationslager för cirka 350 koncernbolag och ett 60-tal källsystem
Storskogen Group använder Otisco som centralt integrations- och automationslager mellan bolagens lokala system och AARO, koncernens konsolideringssystem.
Bolagen behåller sina egna system och arbetssätt. Koncernekonomi får strukturerade, spårbara dataflöden, och nya förvärv ansluts steg för steg.
Översikt
- Kund: Storskogen Group
- Koncernstruktur: cirka 350 koncernbolag
- Styrningsmodell: decentraliserad ägarmodell
- Källsystem: ett 60-tal olika finansiella källsystem
- Konsolideringssystem: AARO
- Otiscos roll: centralt integrations- och automationslager för finansiella data till AARO
”Otisco har stärkt vår förmåga att följa upp och kontrollera koncernrapporteringen. Med strukturerade, spårbara dataflöden blir det betydligt enklare att säkerställa korrekt rapportering enligt våra IFRS-krav.”
Anders Eriksson, Head of Group Accounting, Storskogen Group (översatt)
Bakgrund
Storskogen Group arbetar med en decentraliserad ägarmodell där portföljbolagen styrs självständigt och oftast behåller sina lokala system, processer och arbetssätt. Koncernen fokuserar på långsiktigt ägande och stöttar bolagens utveckling utan att införa centraliserade operativa strukturer.
Med cirka 350 koncernbolag och en kontinuerlig förvärvsstrategi ger det här arbetssättet ett mycket varierat systemlandskap på koncernnivå, särskilt inom ekonomi, där bolagen använder en lång rad olika ekonomisystem och stödsystem.
I takt med att koncernen växer ökar antalet system, datastrukturer och lokala lösningar, och därmed komplexiteten i den koncerngemensamma insamlingen, konsolideringen och rapporteringen av finansiella data.
Utmaningen
Storskogens decentraliserade struktur är ett medvetet och strategiskt val. Ur ett koncernekonomiskt perspektiv medför den ändå ett antal praktiska utmaningar:
- Ett stort och växande antal olika ekonomi- och redovisningssystem
- Variationer i kontoplaner, dimensioner och rapporteringsstrukturer
- Mycket manuellt arbete för att samla in, validera och harmonisera finansiella data
- Ökande krav på att snabbt få in nyförvärvade bolag i koncernrapporteringen, utan att störa den lokala verksamheten
På koncernnivå använder Storskogen AARO som konsolideringssystem. Ett nyckelkrav var därför att finansiella data från många olika källsystem kunde levereras till AARO på ett enhetligt, strukturerat och spårbart sätt.
Före Otisco rapporterade bolagen finansiella data till koncernen med många olika metoder och verktyg. Ur koncernens perspektiv var rapporteringsupplägget därför svårt att stödja och underhålla. Felsökning tog lång tid, och nya medarbetare behövde ofta omfattande genomgångar av de lokala rapporteringslösningarna.
Traditionella angreppssätt, som att tvinga fram standardiserade system eller driva systembyten, passade inte Storskogens styrningsmodell.
Lösningen
Otisco som integrationslager mellan lokala system och AARO
Storskogen använder Otisco som centralt integrations- och automationslager för finansiella data.
Otisco kopplar Storskogen till ett 60-tal olika typer av källsystem, bland annat lokala ekonomisystem, redovisningsplattformar och andra ekonomirelaterade applikationer som används i koncernen.
I stället för att ersätta de lokala systemen fungerar Otisco som ett mellanliggande lager som:
- Hämtar finansiella data från de lokala källsystemen
- Tillämpar centrala mappningar och valideringsregler
- Levererar harmoniserade data direkt till AARO för konsolidering
Med Otisco är rapporteringsprocesserna standardiserade på koncernnivå, samtidigt som de är intuitiva och enkla att använda för de lokala ekonomiteamen. Det har minskat arbetet med att stödja rapporteringen och gjort det enklare att introducera nya medarbetare.
Införandet
Storskogen började arbeta med Otisco i en pilotfas och anslöt först ett tiotal koncernbolag. De första bolagen i piloten valdes från de delar av koncernen där rapporteringen hade varit svårast att stödja.
Genom att börja i liten skala gick det snabbt att utvärdera nyttan med Otisco, utan att ändra befintliga system eller störa etablerade arbetssätt. Återkopplingen från piloten var mycket positiv, och omfattningen utökades successivt.
I stället för ett stort införande i ett enda steg anslöt Storskogen nya bolag löpande, flera i månaden. Med det stegvisa arbetssättet behöll koncernen full kontroll över takt och prioriteringar, samtidigt som Otisco skalades upp till allt fler koncernbolag.
Onboardingtjänster
När Otisco infördes i fler bolag i Storskogenkoncernen använde Storskogen Otiscos onboardingtjänster som stöd i den stegvisa utbyggnaden. Inom uppdraget hjälpte Otisco de lokala ekonomiteamen att:
- Ansluta sina lokala system till Otisco
- Flytta över kontomappningar från de tidigare rapporteringslösningarna
- Validera att de rapporterade siffrorna stämde med de tidigare rapporteringsmetoderna
Den strukturerade onboardingen säkrade kontinuiteten i koncernrapporteringen och gjorde det enkelt för nya bolag att börja använda Otisco. Den minskade också supportbördan för koncernekonomi, eftersom varje nytt bolag följde samma väldefinierade process.
”Storskogen har varit en väldigt rolig kund att arbeta med. Jag har mött många engagerade controllers som verkligen sett fram emot att börja använda Otisco, och som ofta blivit positivt överraskade av hur enkel och intuitiv lösningen är. Det har gjort onboardingen av nya bolag både effektiv och givande.”
Jane-Ly Melin, Otisco
Så fungerar det
- 1. Anslut lokala källsystem. Varje dotterbolags ekonomisystem ansluts till Otisco, oavsett leverantör, land eller lokal uppsättning.
- 2. Central mappning och validering. De finansiella data mappas och valideras i Otisco mot koncernens strukturer och AARO:s krav.
- 3. Effektiv onboarding av förvärv. När nya bolag förvärvas kan befintliga kopplingstyper och mappningar ofta återanvändas, vilket minskar tiden och det manuella arbetet.
- 4. Automatisk leverans till AARO. Strukturerade, kvalitetssäkrade data förs över till AARO med full spårbarhet från källsystem till konsoliderade siffror.
Användarens perspektiv
Alexandra Pechhold, Group Accountant, Storskogen Group
Som Group Accountant på Storskogen arbetar Alexandra Pechhold nära koncernens rapporterings- och konsolideringsprocesser. Hon har ett stort intresse för automation och fokuserar på att skapa enhetliga, repeterbara rapporteringsmetoder som fungerar i en decentraliserad koncernstruktur.
En viktig prioritet har varit att minska det manuella arbetet för de lokala controllerna, samtidigt som rapporteringen ska vara tydlig, tillförlitlig och enkel att använda, även när koncernen fortsätter att växa.
Tidigare gjorde de många olika lokala rapporteringslösningarna processen svår att stödja från koncernen. Mycket tid gick åt till felsökning och till att förklara olika lokala lösningar för nya kollegor. Med Otisco är rapporteringsflödena mer intuitiva och enhetliga i hela koncernen, och därmed enklare att stödja och att lära ut till nya medarbetare.
”Otisco ligger klart före andra lösningar vi har utvärderat, särskilt när det gäller användarvänlighet och stöd för koncernrapportering.”
Alexandra Pechhold, Group Accountant, Storskogen Group (översatt)
Resultat
Med Otisco har Storskogen fått en lösning för finansiell integration som stödjer både koncernens styrningsmodell och dess konsolideringsprocess:
- Skalbar konsolidering utan systemtvång. Cirka 350 koncernbolag kan integreras med AARO utan att de lokala systemen behöver ändras.
- Bättre kontroll och spårbarhet. Strukturerade dataflöden och full spårbarhet stödjer uppföljning, intern kontroll och revisionskrav.
- Mindre arbete med att stödja rapporteringen. Standardiserade arbetsflöden har ersatt en lång rad lokala rapporteringsmetoder.
- Enklare introduktion av nya medarbetare. Intuitiva och enhetliga processer gör det lättare att komma igång för nya användare.
- En framtidssäker arkitektur. Med ett 60-tal olika typer av källsystem redan anslutna klarar lösningen fortsatt förvärvsdriven tillväxt.
Slutsats
För decentraliserade koncerner med hundratals koncernbolag som konsoliderar i AARO går det inte att undvika många olika system i bolagen.
Med Otisco kan Storskogen börja i liten skala, behålla kontrollen och växa med trygghet, genom en kombination av strukturerad onboarding och en integrationsplattform som inte stör verksamheten i en komplex och växande organisation.
”Det är ett privilegium att arbeta med Storskogen och deras mycket strukturerade arbetssätt. De har ett starkt fokus på att ständigt förbättra processerna, och deras återkoppling har varit en verklig drivkraft i hur vi utvecklar Otisco, både kärnplattformen och tilläggsprodukterna. Många av de förbättringarna har sedan skapat värde för andra kunder också. Storskogen utmanar oss hela tiden att höja ribban.”
Scott Reed, grundare och vd, Otisco
Så fungerar Otisco för serieförvärvare → · Alla fallstudier →
Se hur er koncern skulle rapportera via Otisco
I en demo på 30 minuter går vi igenom er koncernstruktur och ekonomisystemen i era bolag, och visar hur Otisco skulle få in deras siffror i er konsolidering.
Mejla sales@otisco.se om ni har frågor.
