Fallstudie
Cabonline: modernisering av den finansiella rapporteringen i en snabbrörlig transportkoncern
En mer strukturerad koncernrapportering som innebär att man kan möta de ständigt växande rapportbehoven. Först lyssnade Otisco, sedan designade och implementerade de den optimala lösningen för en enhetlig legal och operativ rapportering.
Översikt
Utmaningen
Cabonlines tidigare finansiella rapporteringssystem saknade transparens och funktionalitet för en heltäckande legal rapportering. Det fanns inget tydligt revisionsspår, den koncerninterna matchningen var tidskrävande och den legala och operativa rapporteringen levde i separata silos. Resultatet blev en långsam och felbenägen månadsbokslutsprocess, med data som var utspridd och svår att stämma av.
Lösningen
Otisco ledde implementeringen av AARO som central rapporteringsplattform. Vi använde AARO:s inbyggda verktyg för koncernintern avstämning och integrerade de operativa elimineringarna direkt i den legala rapporteringen. Systemet konfigurerades för att stödja budgetering, prognoser och flerdimensionell rapportering i en och samma miljö, vilket eliminerade behovet av att hantera separata verktyg för finansiell data.
Resultatet
Månadsrapporteringen gick snabbare och rapporteringens kvalitet ökade kraftigt, med ett tydligt revisionsspår i systemet. En korrekt hantering av operativa elimineringar och operativa förändringar över tid gav nya insikter i verksamheten, bland annat möjligheten att analysera organisk tillväxt exklusive effekter av förvärv och valuta. Business controllers lägger sin tid på att analysera utfallet mot budget och prognos i ett gemensamt system, i stället för att rätta formler i en labyrint av Excel-filer.
”Otisco kan koncernrapportering och jag delar deras entusiasm för valet av systemet AARO.”
Peter Jensen, System Owner & Architect, Cabonline
Funktioner som saknas i många konsolideringssystem
Cabonline utnyttjade flera av AARO:s avancerade funktioner som saknas i många konsolideringssystem. Där man tidigare arbetat med förenklingar eller alltför komplexa justeringar fick man med AARO en systematisk metod för bland annat operativa elimineringar och analys av organisk tillväxt. Chefer på alla nivåer i organisationen kan nu lita på att rapporteringen av utfall och avvikelser mot budget och prognos är korrekt.
Budget och prognos med en knapptryckning
Tidigare tog det lång tid att ta fram budgetar och prognoser. En stor del av tiden ägnades åt att stämma av siffror från olika Excel-dokument, där slutresultatet endast blev tillgängligt i form av fördefinierade rapportmallar. Otisco utvecklade en AARO-integrerad Excel-mall där respektive kostnadsställeansvarig kan lägga in sina uppgifter. Mallen hämtar utfallsvärden från AARO-systemet och budgeten eller prognosen kan skickas med en knapptryckning. Slutprodukten blir ett detaljerat underlag för budget och prognos (inklusive koncerninterna elimineringar) som kan användas till att upprätta avvikelserapporter på månatlig basis. Den förbättrade kvaliteten och tillgängligheten av avvikelserapporter har ökat ansvarskänslan inom hela organisationen och underlättat ledningens möjligheter att agera.
Snabbare koncernintern avstämning
AARO:s inbyggda funktioner för koncernintern avstämning och eliminering förbättrade rapporteringens kvalitet och enhetlighet väsentligt. Tidigare gav detta upphov till en hel del problem och avstämningsarbetet tog ofta flera dagar. Med AARO fick man ett verktyg där koncerninterna avvikelser snabbt kan identifieras och lösas, vilket har förkortat tiden för rapporteringsrutinerna. Detsamma gäller för alla de koncernberäkningar som man är skyldig att göra. Nu utförs dessa på ett mer systematiskt sätt utan tidsödande manuella justeringar där risken för fel är stor.
”Början på en transformation av den finansiella rapporteringen”
Scott Reed, vd för Otisco, förklarar: ”Detta var inte bara en typisk AARO-implementering, det var början på en transformation av den finansiella rapporteringen. Projektet var spännande att arbeta med eftersom det fanns ett stort behov av förbättrade rutiner för operativ rapportering i den växande organisationen. När mina kollegor på Cabonline blev mer hemtama med alla möjligheter som AARO kunde erbjuda, omformade vi Cabonlines finansiella rapportering med utgångspunkt från organisationens behov istället för från systemets behov. Det är inte alla kunder som har modet att göra den här resan. Många nöjer sig med att implementera AARO:s baspaket, som innehåller många av systemets inbyggda fördelar. Tack vare sin starka ledning och effektiva projektgrupp kunde Cabonline i samråd med våra konsulter identifiera de stora möjligheter som systemet AARO erbjuder.
Cabonline presenterade sin vision för Otisco som sedan levererade ett system anpassat efter deras vision och jag är mycket stolt över vad vi har åstadkommit i samband med detta projekt. När det gäller analysen och hanteringen av deras verksamhet tror jag att de nu har fått en infrastruktur som tillgodoser alla deras behov även på lång sikt.”
Det här säger Cabonlines team
”AARO:s förvärvsregister har varit en enormt stor resurs i samband med företagsförvärv och interna fusioner. Då jag tidigare har arbetat med en äldre version av AARO var det spännande att se Otisco demonstrera de nya funktionerna.”
Anders Eriksson, Group Accounting Manager, Cabonline
”AARO:s funktioner för operativ rapportering är imponerande. Vi har operativa enheter på flera olika nivåer och AARO är konfigurerat för eliminering av koncerninterna transaktioner på alla nivåer, något som tidigare inte var möjligt. Vi kan analysera koncernens organiska tillväxt, exklusive valutaförändringar och förvärv/avyttringar. I AARO kan vi se prognoser, budgetar och faktiska värden sida vid sida när vi ska upprätta månatliga avvikelserapporter. Dessutom är den operativa rapporteringen helt integrerad med den legala rapporteringen vilket innebär att man inte längre behöver rapportera siffrorna två gånger och slipper arbetet med avstämningar.”
Petter Lindkvist, Head of Group Business Control, Cabonline
”Ofta finns det flera lösningar på ett problem och vi är tacksamma över den hjälp vi fått från Otiscos experter med att finna optimala lösningar. Förutom att Otisco påvisade för- och nackdelarna gav de också flera exempel direkt i systemet.”
Peter Jensen, System Owner & Architect, Cabonline
Om Cabonline
När fallstudien skrevs var Cabonline Nordens största taxinätverk med 3 000 anslutna åkerier och ca 5 700 fordon i Sverige, Norge, Finland och Danmark. Cabonline står bakom ett antal kända varumärken som Flygtaxi, TaxiKurir, Norgestaxi, TOPCAB, Kovanen, Taxi Skåne, Taxi Väst, Umeå Taxi, Sverigetaxi och Taxi 4x27. Koncernen hade en omsättning på ca 6,2 miljarder SEK och gjorde ca 50 000 körningar per dag.
Vill ni hellre ladda ner? Hämta hela fallstudien om Cabonline på svenska eller engelska. Foto: Cabonline.
Planerar ni ett AARO-projekt?
Boka ett samtal på 30 minuter och berätta om er koncernstruktur och era rapporteringsbehov. Vi visar hur Otisco kan hjälpa till, från AARO-konsulting till automatisk inrapportering från varje bolags ekonomisystem.
Mejla sales@otisco.se om ni har frågor.
